Surat Penawaran : Pengertian, Kelengkapan, Cara Membuat, Dan Contohnya Lengkap

Posted on
5 (100%) 1 vote[s]

Surat Penawaran : Pengertian, Kelengkapan, Cara Membuat, Dan Contohnya Lengkap

Contoh Surat Penawaran – Kini surat penawaran menjadi hal yang sangat penting, khususnya dalam bidang perdagangan. Penawaran barang/jasa dan kerjasama dengan pihak yang lainnya akan lebih baik bila menggunakan surat penawaran. Sayangnya banyak yang belum paham apa itu surat penawaran.

Surat Penawaran

Membuat surat penawaran yang baik dan benar, menjadi hal yang penting. Karena dengan melalui surat penawaran lah maka negosiasi dilakukan. Berikut ini kita bahas lebih lengkap tentang surat penawaran. Dari mulai pengertian sampai contohnya lengkap.

Surat Penawaran Adalah

Surat penawaran merupakan jenis surat yang digunakan dengan tujuan untuk menawarkan barang/jasa, atau kerjasama dengan perusahaan lainnya. Dengan adanya surat penawaran ini, diharapkan menjadi awal pembuka kerjasama diantara pihak perusahaan dengan klien.

Biasanya surat penawaran akan keluar setelah adanya surat permintaan, jadi pada umumnya klien akan membuat surat permintaan terlebih dahulu. Surat itulah yang kemudian menjadi pegangan bagi distributor untuk mengeluarkan surat penawaran. Melalui surat itulah maka kedua perusahaan akan melakukan kerjasama.

Kelengkapan Surat Penawaran

Di dalam surat penawaran tentu ada kelengkapan yang wajib diperhatikan. Beragam kelengkapan surat ini adalah hal yang penting, dan masing-masing memiliki fungsinya sendiri. Berikut ini kelengkapan dalam membuat surat penawaran :

Kop Surat

Salah satu hal yang wajib adalah bagian kop surat. Contoh surat penawaran yang baik adalah adanya kop surat di bagian awal surat. Yang dimana kop surat ini menyertakan nama perusahaan, alamat perusahaan serta kontak hingga email yang dapat dihubungi.

Fungsinya adalah sebagai identitas pada surat tersebut. sehingga penerima akan mengerti dari mana asal surat itu. Kop surat juga akan menunjukkan profesionalitas si pengirim. Sehingga kop surat ini harus selalu disertakan.

Baca Juga :   Contoh Surat Pribadi : Pengertian dan Ciri Beserta Penjelasannya Lengkap

Kepala Surat

Hal yang harus diperhatikan berikutnya adalah bagian kepala surat. Yang dimana isinya adalah penjelasan, yang meliputi tanggal, nomor, jumlah lampiran, perihal, hingga tujuan surat. Bagian kepala surat ini sama pentingnya dengan kop surat, karena di bagian inilah keterangan terkait akan ditunjukkan.

Surat Pembuka

Di bagian surat pembuka ini biasanya terdapat penjelasan yang singkat. Isi dari penjelasan ini adalah beberapa hal yang umum. Misalnya menanggapi isi surat yang pertama dikirimkan. Atau bisa juga menyertakan produk penawaran yang diberikan.

Isi Surat

Bagian isi adalah hal yang juga penting dalam sebuah surat. Di bagian ini akan dijelaskan beragam hal yang menyangkut tentang surat penawaran. Khususnya berisi tentang penjelasan tentang produk/jasa yang akan ditawarkan. Akan lebih baik bila dijelaskan juga cara pemesanan, pembayaran, dan pengiriman produknya.

Di bagian isi ini juga bisa diberikan penjelasan yang sesuai dengan permintaan klien. Beri penjelasan dengan singkat dan padat saja. Bila ada hal yang harus lebih rinci dijelaskan, maka berikan lampiran. Pastikan juga informasi yang diperlukan oleh klien sudah terlampir, di bagian isi surat tersebut.

Bagian rincian ini biasanya terkait katalog untuk barang yang jumlahnya banyak, dan dengan mekanisme kerjasamanya bisa disebutkan juga di sana. Bila memang detail yang akan diberikan di bagian lampiran, maka jelaskan juga tentang apa saja yang dilampirkan di isi surat tersebut. beri penjelasan singkat di masing-masing lampiran bila memang perlu.

Penutup Surat

Yang terakhir adalah bagian penutup surat. Di bagian ini ada beberapa hal yang harus anda perhatikan. Khususnya yang berhubungan dengan himbauan hubungan kerja yang akan berlangsung. Jangan lupa sertakan kontak yang bisa dihubungi. Buat sebuah penutupan yang baik dengan ajakan yang bisa memicu terjadinya kerjasama, diantara pengirim dengan klien.

Lebih baik pelajari lebih dahulu terkait bagaimana membuat penutup surat yang baik. Beri juga penutup yang membuat klien yakin untuk melakukan suatu kerjasama. Gunakan kalimat yang sopan, untuk memberi kesan baik pada pihak klien. Ada beragam contoh penawaran yang memberi gambaran yang baik.

Cara Membuat Surat Penawaran

Ada beberapa cara untuk membuat surat penawaran yang baik dan benar, diantaranya sebagai berikut :

Baca Juga :   Kebahasaan Teks Narasi : Pengertian, Ciri, Struktur, Jenis Dan Contohnya Lengkap

Identitas Perusahaan

Hal yang harus dilampirkan pertama kali dalam surat penawaran adalah identitas dari pengirim surat penawaran tersebut. dari identitas itulah klien akan mengetahui siapa pengirim surat tersebut. identitas ini bisa ditempatkan di bagian kop surat. Sehingga klien akan memahami isi dari surat penawaran ini.

Anda juga dapat mencantumkan identitas perusahaan di bagian utama surat. Jika ingin melihat profil singkat perusahaan, tak ada salahnya memberi bagian yang terlampir. Sehingga klien akan lebih mengenal perusahaan dari profil tersebut.

Jumlah Stok Barang

Lampiran mengenai jumlah stok barang akan memudahkan klien dalam memahami kemampuan si pengirim dalam mengirim barang, yang nantinya akan menjalin kerjasama dengannya. Hal ini juga akan menjadi pertimbangan si klien.

Berikan stok yang ada dan berapa banyak kebutuhan yang dapat terpenuhi bila pasokan kebutuhan, dilakukan dengan cara rutin. Anda juga bisa melampirkan rincian yang berhubungan dengan surat penawaran ini. Sehingga klien bisa memiliki pertimbangan yang baik.

Penjelasan Produk

Berikan penjelasan secara rinci mengenai produk yang ditawarkan. Spesifikasi produk dan pilihan produk yang bisa diberikan. Apalagi bila ada beragam jenis produk yang bisa menjadi pilihan dalam memenuhi kebutuhan klien.

Penjelasan produk dan lampirannya akan memberi gambaran yang jelas untuk klien, mengenai produk yang anda miliki. Supaya klien dapat mempertimbangkan kembali bagaimana produk anda, untuk nantinya menjalin kerjasama dengan anda. Lampirkan juga beberapa jenis produk yang bisa menjadi alternatif dan memberi peluang kerjasama yang baru.

Harga Khusus

Harga akan menjadi pertimbangan utama dalam melakukan pembelian barang. Sehingga harga akan menjadi masalah yang krusial yang harus dicantumkan di dalam surat penawaran. Karena setiap klien pasti ingin memperoleh harga terbaik, dengan kualitas yang juga baik. Maka tak ada salahnya anda melampirkan harga khusus, bagi klien yang mau bekerja sama.

Harga khusus ini akan menjadi kelebihan yang ditonjolkan pada klien. Apalagi bila pembelian dilakukan dalam jumlah banyak. sertakan juga range harga barang itu naik atau turun.

Tata Cara Pembayaran

Tata cara pembayaran akan menjadi hal yang penting dalam surat penawaran. Karena kesepakatan dalam pembayaran, juga menjadi salah satu perjanjian yang akan memengaruhi kerjasama di kemudian hari.

Baca Juga :   Teks Eksplanasi : Pengertian, Ciri, Struktur, Kaidah Kebahasaan dan Contohnya Lengkap

Apalagi setiap perusahaan memiliki kriteria pembayarannya masing-masing. Maka harus diberi penjelasan bagaimana tata cara pembayaran di awal. Ada banyak tata cara pembayaran yang dapat anda pilih. Mulai dari pembayaran yang lunas di depan, pembayaran dengan DP atau uang muka, sampai pembayaran di tempat. Bila masalah pembayaran ini bisa dibicarakan lebih lanjut, maka beri keterangan juga di dalam surat.

Pengiriman Barang

Masalah pengiriman barang juga wajib dicantumkan dalam surat penawaran tersebut. karena pengiriman berhubungan dengan masalah pembayaran. Biasanya barang akan dikirim sesudah ada perjanjian pembayaran yang telah disepakati.

Bagi beberapa barang tertentu tak ada salahnya untuk dicantumkan juga, misalnya bagaimana barang itu dikemas, metode transportasi apa yang digunakan dan lain sebagainya. Hal itu penting untuk memberi jaminan pada klien, apabila barang yang dipesan selamat sampai tujuan. Sehingga harus diyakinkan kembali hal ini di dalam surat.

Sifat Penawaran Dengan Klien

Ada berbagai sifat penawaran yang akan ditawarkan kepada klien. Sifat penawaran ini juga harus dijelaskan di dalam surat penawaran. Beberapa sifat tersebut diantaranya yaitu :

  1. Penawaran yang terikat. Penawaran jenis ini biasanya terjadi antara klien dengan perusahaan pengiriman barang, yang sifatnya terikat. Sehingga bila ada perubahan harga atau jumlah barang, maka jumlah barang dari pihak perusahaan wajib diberitahukan kepada klien. Begitupun sebaliknya.
  2. Jenis penawaran tidak terikat atau penawaran bebas. Pada penawaran jenis ini dilakukan bila ada perubahan harga atau jumlah produk, baik pihak perusahaan atau klien tapi tidak wajib saling memberitahukan. Itulah yang membuat penawaran ini disebut penawaran bebas. Karena kedua belah pihak tak saling terikat.
  3. Penawaran yang berjangka waktu. Jenis penawaran ini berlaku dalam jangka waktu tertentu. Biasanya jenis penawaran ini berlaku untuk penawaran jasa. Sehingga kerjasama hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu yang sesuai dengan perjanjian.

Administrasi Pendukung

Administrasi pendukung ini juga penting untuk dilampirkan. Karena hal ini menjadi salah satu faktor yang akan membuat klien tertarik. Beberapa administrasi yang dapat digunakan antara lain yaitu :

  • NPWP.
  • Surat Izin Perdagangan (SIUP).
  • Daftar Rekam Jejak (TDR).

Serta dokumen pendukung lainnya yang akan membuat klien yakin untuk melakukan suatu kerjasama. Masukkan hal tersebut ke dalam surat lampiran.

Contoh Surat Penawaran Jasa

Contoh Surat Penawaran Barang

Sekian pembahasan lengkap mengenai contoh surat penawaran dari mulai kelengkapannya, cara membuat dan pengertiannya. Semoga dapat dipelajari kembali dan menjadi referensi yang tepat bagi anda, yang akan membuat surat penawaran barang/jasa.

Baca Juga :